Stamhoofd is een dienst voor verenigingen, hiermee kunnen ze hun inschrijvingen digitaliseren, webshops bouwen of tickets verkopen. In de toekomst komen daar ook andere functionaliteiten bij, zoals bv. het bijhouden van kalenders, verhuur van materiaal en lokalen...

Stamhoofd is een dienst van Codawood BV, met maatschappelijke zetel te Collegiebaan 54, 9230 Wetteren, België en met ondernemingsnummer 0747.832.683. Voor vragen of klachten kan je ons bereiken via hallo@stamhoofd.nl

Privacy en verwerking van persoonsgegevens

Door gebruik te maken van Stamhoofd gaat de vereniging ook akkoord met de verwerkersovereenkomst en deze treedt hier op als Verwerkersverantwoordelijke. De data van de vereniging is eigendom van de Verwerkersverantwoordelijke en Stamhoofd treedt hier slechts op als Verwerker.

Beëindiging

De vereniging kan ten alle tijde stoppen met het gebruiken van Stamhoofd. Alle data kan op eenvoudig verzoek gewist worden op schriftelijk verzoek waarbij Stamhoofd verplicht is om daar ten laatste binnen twee maanden gevolg aan te geven. Bij een opzegging is de vereniging nog steeds het openstaande bedrag verschuldigd (zie betalingen en afrekening).

Stamhoofd kan langs haar kant alle diensten, al dan niet tijdelijk, stopzetten als een inbreuk wordt vastgesteld op één van de voorwaarden in deze overeenkomst.

Voorwaarden

Om van onze diensten gebruik te kunnen maken, vragen wij onder meer van u dat u:

1. Stamhoofd niet gebruikt voor activiteiten of doeleinden die in strijd zijn met toepasselijke wet- of regelgeving, of die schadelijk zijn voor ons en voor de reputatie van onze partners en/of van Stamhoofd;
2. of uw vereniging een belangloos doel nastreeft, bv. als VZW, een scoutsgroep, school of een tennisclub. Aansluiting voor andere bedrijven of personen is niet toegestaan tenzij dit schriftelijk is overeengekomen;
3. uitdrukkelijk bevestigt dat uw wettelijk vertegenwoordiger(s) (i) niet is/zijn opgenomen op de sanctielijsten, of (ii) geen inwoner(s)/staatsburger(s) is/zijn van landen die als hoog risico worden beschouwd in het kader van antiwitwaspraktijken en bestrijding van terrorismefinanciering;
4. uitdrukkelijk bevestigt dat wij erop kunnen vertrouwen dat door u aan ons of, indien van toepassing, onze partner(s), verstrekte of te verstrekken gegevens juist, betrouwbaar en volledig zijn, totdat u ons van het tegendeel op de hoogte brengt.

Wij hebben het recht om, zonder dat wij aan u enige vorm van compensatie moeten betalen, (i) te weigeren onze diensten aan u te verlenen; en/of onmiddellijk (ii) de in artikel 6 vastgestelde maatregelen toe te passen, indien wij reden hebben om aan te nemen of te geloven dat u mogelijk producten of diensten aanbiedt die, onder meer, betrekking hebben op:

• pornografie of niet voor minderjarigen geschikt materiaal (tenzij zulks slechts een klein deel van uw activiteiten uitmaakt), bestialiteit, perversiteit, prostitutie en/of kinderporno;
• kans- en/of gokspelen, tenzij u de vereiste vergunningen van de desbetreffende toezichthoudende instanties en/of autoriteiten heeft gekregen;
• geldovermaking of anonieme, niet-traceerbare of moeilijk traceerbare financiële producten, zoals beltegoed, cryptovaluta of prepaidkaarten met een tegoed; of
• wapens/strijdkrachten, en volgens uw lokale wetgeving illegale activiteiten.

E-mailadressen en spam

Het is niet toegestaan om Stamhoofd te gebruiken voor het versturen van phishing, spam of e-mails naar personen die daar geen toestemming voor hebben gegeven (bv. via geïmporteerde e-mailadreslijsten). Bij inbreuk hierop is de klant automatisch een schadevergoeding van 10 euro verschuldigd per verzonden e-mail. Dit ter vergoeding van o.a. de schade aan de reputatie van e-mailadressen, domeinnamen en IP-adressen.

Het is ook niet toegestaan om bestellingen te plaatsen, te registreren of in te schrijven met onbestaande e-mailadressen of e-mailadressen van personen die daar geen toestemming voor hebben gegeven.

Fraude

Verenigingen zijn verantwoordelijk bij eventuele fraude die zich voordoet op hun webshops of bij online betalingen. Als daar kosten uit voortkomen zijn zij geheel aansprakelijk.

Betalingen en afrekening

Een vereniging kan gedurende een korte periode gratis kennismaken met de functies van Stamhoofd, op die manier kunnen ze beslissen of ze al dan niet overschakelen op een betaald pakket. Ze zijn hierna niet verplicht om over te schakelen. Tijdens deze gratis kennismaking zijn bepaalde functies niet of verminderd beschikbaar. Het is niet toegestaan om de functies al in gebruik te nemen (door externen buiten de vereniging) in de gratis proefperiode.

Mislukte of te late betaling

Als een betaling van een openstaand bedrag mislukt en niet binnen 30 dagen in orde wordt gebracht, zullen de functies onbeschikbaar worden gemaakt tot de betaling terug in orde is gebracht.

Prijzen op basis van aantal leden

Als er gebruik wordt gemaakt van pakketten die betaald moeten worden op basis van het aantal leden gebeurd er eerst altijd een intiële betaling bij activatie (op basis van het aantal leden op dat moment en eventueel een minimumbedrag). De activatie is dan één jaar geldig. Als het aantal leden tijdens het jaar stijgt zal dat aantal automatisch gefactureerd worden op basis van het aantal resterende dagen (de eerste 3 maanden aan normale prijs, daarna geleidelijk aan tot 0 euro op de vervaldag).

Als het aantal leden tijdens het jaar daalt, heb je geen recht op een terugbetaling. De plaatsen blijven wel behouden, dus als er daarna terug leden bijkomen tot het oorspronkelijke aantal, zijn die gratis.

Om de administratieve overlast tot een minimum te beperken zullen we pas een factuur uitschrijven en een betaling vragen als het bedrag groot genoeg is of als het pakket wordt vernieuwd/stopgezet. Je kan ten alle tijde het openstaande bedrag raadplegen in Stamhoofd zelf via 'Instellingen' > 'Facturen en betalingen'.

Bij de eerste betaling via Bancontact of iDEAL (bij de activatie van het pakket) wordt een SEPA Domiciliëring/SEPA Incasso-machtiging aangemaakt via onze betaalpartner. Die domiciliëring wordt gebruikt om de opvolgfacturen automatisch te betalen.

BTW

De vereniging is zelf verantwoordelijk om het juiste BTW-nummer in te geven bij de activatie van een pakket. Het is niet meer mogelijk om dit nummer aan te passen of later toe te voegen. Alle bedragen worden steeds exclusief BTW vermeld, tenzij anders aangegeven.

Aansprakelijkheid

Onverminderd afwijkende dwingende wettelijke bepalingen, zijn wij slechts aansprakelijk voor schade veroorzaakt wegens de niet-naleving van onze verbintenissen, indien en voor zover die schade is veroorzaakt door onze opzettelijke of zware fout of door bedrog. Voor overige fouten zijn wij niet aansprakelijk.

Ingeval wij aansprakelijk worden gehouden voor enigerlei schade, is onze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal de totale factuurwaarde van de vereniging, althans tot dat gedeelte van de factuur waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. Wij zijn uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, met inbegrip van doch niet uitsluitend gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade aan derden.

Ingeval van overmacht worden onze verplichtingen opgeschort en zijn wij van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis jegens de klant noch op enige andere wijze aansprakelijk.

Garantie

DE SOFTWARE WORDT GELEVERD "AS IS", ZONDER ENIGE VORM VAN GARANTIE, UITDRUKKELIJK OF IMPLICIET, MET INBEGRIP VAN, MAAR NIET BEPERKT TOT, DE GARANTIES VAN VERHANDELBAARHEID, GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL EN NIET-INBREUK. IN GEEN GEVAL MOGEN DE AUTEURS OF HET AUTEURSRECHT HOUDERS AANSPRAKELIJK ZIJN VOOR ELKE CLAIM, SCHADE OF ANDERE AANSPRAKELIJKHEID, OF HET NU GAAT OM EEN CONTRACT, EEN ONRECHTMATIGE DAAD OF ANDERSZINS, DIE ZICH VOORDOET VAN, UIT OF IN VERBAND MET DE SOFTWARE OF HET GEBRUIK OF ANDERE ZAKEN IN DE SOFTWARE.

Laatst aangepast op 12/02/2023