Het kan verleidelijk zijn als je overschakelt op Stamhoofd om al jouw bestaande leden zelf al meteen toe te voegen of te importeren uit een ander systeem/Excel.

Dit heeft echter enkel nut als je midden in jouw werkjaar overschakelt op Stamhoofd. In andere gevallen raden we het sterk af:

• Betaling van lidgeld: als je zelf een lid toevoegt of importeert, zal dat lid niet zomaar online kunnen betalen of de overschrijvingsinstructies krijgen. Als het lid namelijk zelf via het ledenportaal zou inschrijven, dan krijgt die persoon ook natuurlijk de online betaalopties en overschrijvingsopties (afhankelijk van de betaalmethodes die je wilt gebruiken) te zien.
• Gegevens zijn niet up-to-date of onvolledig: als een lid zelf inschrijft, krijgt die persoon zelf de kans om alle gegevens aan te vullen.
• Lid weet niet met welk e-mailadres het kan inloggen: de volgende keer dit lid wil inschrijven voor een activiteit, zal het niet weten met welk e-mailadres het moet inloggen. Bijgevolg is er een kans dat dit lid een account zal aanmaken op een ander e-mailadres -> Stamhoofd kan dat account niet koppelen aan het bestaande lid.
• Niet duidelijk welke leden hun lidmaatschap willen verlengen: als je gewoon de leden van het vorige werkjaar importeert, zal het lange tijd niet helemaal duidelijk zijn welke leden nu écht zijn ingeschreven.

Daarom raden we altijd deze heel eenvoudige flow aan als je overschakelt op Stamhoofd:

1. Communiceer de link naar het ledenportaal naar alle leden.
2. Laat leden gewoon zelf opnieuw inschrijven via het ledenportaal en al hun gegevens aanvullen.
3. Leden betalen netjes online of via overschrijving.
4. Je krijgt in Stamhoofd een overzicht van alle leden die al hebben ingeschreven.

Wil je toch graag in Stamhoofd een overzicht van alle leden van vorig jaar? Dan kan je alsnog de leden op voorhand importeren, maar dan selecteer je in de tweede stap van het importeren dat de leden hun inschrijving nog moeten verlengen. Hierna komen de leden in de 'Vorige inschrijvingsperiode' terecht.