Synchroniseren met de groepsadministratie van Scouts & Gidsen Vlaanderen

❓

Krijg je een foutmelding dat de leden niet gesynchroniseerd zijn, maar je hebt wel net al meerdere keren gesynchroniseerd? Kijk dan na of je op het einde geen foutmelding krijgt bij het synchroniseren in het rapport op het einde (bv. lid met een ongeldig of ontbrekend adres). Van zodra één lid niet gesynchroniseerd kan worden is het synchroniseren niet in orde.

Het kan ook mogelijk zijn dat er veel nieuwe leden inschrijven, waardoor de foutmelding snel terugkomt omdat je weer opnieuw moet synchroniseren.

Stamhoofd heeft een koppeling met de groepsadministratie van Scouts & Gidsen Vlaanderen. Deze functie is automatisch actief als je bij het registreren op Stamhoofd ‘Scouts & Gidsen Vlaanderen' hebt aangeduid als koepelorganisatie. Je moet wel zelf actie ondernemen om de gegevens periodiek over te zetten.

Welke gegevens worden overgezet, en hoe?

Stamhoofd voegt alle leden uit Stamhoofd toe in de groepsadministratie en maakt de nodige wijzigingen aan hun gegevens. Als het lid al bestaat in de groepsadministratie (al dan niet in een vorig werkjaar), dan passen we dat bestaande lid aan in plaats van een nieuw lid aan te maken. Dat doen we op basis van de voornaam, achternaam en geboortedatum. Leden die op elkaar lijken proberen we zoveel mogelijk te 'matchen' met elkaar. Indien nodig krijg je de vraag om te bevestigen of leden al dan niet hetzelfde zijn (bv. in het geval van een typefout).

💡

Stamhoofd importeert geen gegevens uit de groepsadministratie in Stamhoofd, maar werkt omgekeerd. Stamhoofd wordt gezien als de 'waarheid'. Het is de bedoeling dat je alle leden beheert in Stamhoofd en die worden dan overgezet in de groepsadministratie.

Wat past Stamhoofd aan?

Nieuwe leden worden aangemaakt in de groepsadministratie
Bestaande leden worden gewijzigen en in de juiste tak gezet
Adressen en ouders worden overgenomen uit Stamhoofd
De steekkaart en medische informatie wordt niet overgezet. Dat is ook niet nodig / mogelijk.
Stamhoofd schrapt gestopte leden (geen leiding!), maar vraagt daar eerst goedkeuring voor.
Stamhoofd haalt de lidnummers op en toont die in Stamhoofd
Functies van leden worden correct ingesteld voor de standaard leeftijdsgroepen, deze schrappen en starten we waar nodig. Tussentakken worden ook automatisch ondersteund: omdat je in de groepsadministratie altijd een 'hoofdfunctie' moet kiezen om facturen en dergelijke te krijgen voor die leden, gaan we tussentakken ook op basis van de ingestelde leeftijd of naam in Stamhoofd matchen op een hoofdtak. Alle woudlopers, wolven, kawellen, pioniers... komen dus ook terecht bij de juiste officiële tak afhankelijk van hun leeftijd. Leden die niet in hun normale leeftijdsgroep zitten, bijvoorbeeld een ouder lid die in een jongere tak zit, schrijven we in in hun werkelijke tak in Stamhoofd, maar enkel als de naam van de groep in Stamhoofd exact overeenkomt met een taknaam uit S&GV (een jonggiver die bij de woudlopers zit zullen we dus niet ondersteunen en wordt als jonggiver ingeschreven in de groepsadministratie).
De Akabetak moet altijd 'Akabe' heten (omdat dit de enige tak is waarbij we volwassen leden ook de functie Akabelid geven + niet op leeftijd kunnen werken als we geen overeenkomst in de taknaam vinden) - wil je een specifieke naam gebruiken, kan je die altijd voorstellen via hallo@stamhoofd.nl
Leden importeren kan door je leden uit de groepsadministratie te exporteren naar Excel en deze vervolgens te importeren in Stamhoofd via Instellingen > Leden importeren (normaal nooit nodig om dit te doen: we raden aan om leden zelfstandig te laten inschrijven via het ledenportaal in Stamhoofd).

Wat past Stamhoofd niet aan?

De functies van leiding en vrijwilligers moet je zelf goed instellen in de groepsadministratie (deze informatie staat niet in Stamhoofd)
Als leiding niet inschrijft via Stamhoofd: moet je deze zelf toevoegen en wijzigen in de groepsadministratie
Als leiding wel inschrijft via Stamhoofd: voeg dan zelf nieuwe leiding eerst toe in de groepsadministratie met de juiste functies (naam en geboortedatum is voldoende), en controleer de functies van bestaande leiding. Stamhoofd zal de overige gegevens (ouders, adressen...) zelf overzetten.
Gestopte leiding/vrijwilligers schrappen
We kunnen het e-mailadres niet wijzigen van leden die een login hebben in de groepsadministratie

Veel voorkomende fouten/problemen

Schrijf geen leiding in bij de gelijknamige tak in Stamhoofd - hou hen apart. Dit gaat specifiek problemen veroorzaken bij de Akabetak, omdat we volwassen leden die ingeschreven zijn bij een tak die letterlijk 'Akabe' heet, ook inschrijven als Akabelid.
Bij het begin van een scoutsjaar beëindig je best alle kampen en weekends van het jaar ervoor. Anders zullen deze in de groepsadministratie blijven staan.
Een lid moet minstens één ouder en adres hebben voor we kunnen synchroniseren.
Krijg je foutmeldingen over een adres in het synchronisatierapport, kijk dan het adres na, het is waarschijnlijk foutief en je moet het corrigeren voor je het lid kan toevoegen/aanpassen in de groepsadministratie

Hoe kan je synchroniseren?

Je moet zelf periodiek de synchronisatie opstarten zodra er nieuwe leden zijn ingeschreven in Stamhoofd, of als je wijzigingen aan gegevens wilt doorduwen naar de groepsadministratie.

1. Ga naar de Stamhoofd instellingen

In het menu van Stamhoofd ga je naar Instellingen en klik je daarna door naar Synchroniseer met de groepsadministratie.

Stamhoofd zal je zelf ook informeren als er gegevens gewijzigd zijn wanneer je een ledenlijst of lid bekijkt in Stamhoofd. Via die weg zal er ook altijd een knop naar de synchronisatiefunctie zichtbaar zijn.

Als het dringender is om te synchronieren, zal de melding ook wijzigen om dit aan te geven (bv. niet verzekerde leden zijn erg dringen en de melding zal dan in het rood staan en met een langere tekst zichtbaar zijn).

Maak je wijzigingen aan een lid, bv. het adres, dan krijg je een waarschuwing dat je lid lid moet synchroniseren.

Leden die nog niet werden gesynchroniseerd krijgen een duidelijke foutmelding. Zo vergeet je zeker niet om deze in de groepsadministratie toe te voegen.

2. Log in bij de groepsadministratie

De synchronisatie maakt gebruik van je eigen account bij Scouts & Gidsen Vlaanderen. Je moet inloggen op het account van de VGA of groepsleiding, anders heb je niet de nodige toegangsrechten om alle gegevens te wijzigen.

Klik op 'Inloggen'
Je wordt doorverwezen naar de groepadministratie. Log hier in.

Je keert automatisch terug naar Stamhoofd en je zal nu een knop 'Starten' zien in plaats van 'Inloggen'

Log in bij Scouts & Gidsen Vlaanderen via een account van de VGA of groepsleiding.

3. Start de synchronisatie

Klik op 'Starten'. Je krijgt rechts onderaan een scherm te zien met de vooruitgang van de synchronisatie. Tussendoor kan je nog enkele vragen krijgen.

Leden die op elkaar lijken bevestigen

Het kan zijn dat er leden in de groepsadministratie staan met een naam en geboortedatum die heel hard lijkt op een lid in Stamhoofd. In dat geval moet je die even bevestigen.

In dit geval zit er een typefout in de naam van een lid. Bevestig dat ze hetzelfde zijn door het aan te vinken.

Schrap leden indien nodig

Staan er leden in de groepsadministratie, maar niet meer in Stamhoofd? Dan zal Stamhoofd je vragen of je die leden wilt schrappen in de groepsadministratie of niet. In het begin van een werkjaar wil je daar waarschijnlijk eerst nog even mee wachten tot alle leden de kans hebben gekregen om opnieuw in te schrijven. Breng dit zeker voor de deadline van Scouts & Gidsen Vlaanderen in orde, anders zal je een factuur ontvangen voor deze leden.

💡

Stamhoofd zal leiding/vrijwilligers niet schrappen — hun functies moet je nog in de groepsadministratie zelf beheren.

Rapport met alle wijzigingen

Eénmaal de synchronisatie is voltooid, krijg je op het einde een overzicht van alle wijzigingen die Stamhoofd heeft gemaakt in de groepsadministratie. Hier komt ook een overzicht van foutmeldingen, bv. als er een adres zou ontbreken bij een lid in Stamhoofd.

Vragen of problemen

Neem zeker contact met ons op via hallo@stamhoofd.nl als je vragen hebt of op problemen stuit.