Overzicht

Fiscaal attest kinderopvang (281.86) aanmaken (België)

In Stamhoofd kan je slimme documenten genereren. Daarbij ondersteunen we ook het ingewikkeldere Fiscaal Attest voor kinderopvang (281.86). Hoe je die aanmaakt lees je hier.

Aangemaakte documenten zijn na publicatie beschikbaar in het ledenportaal.

⚠️

Feitelijke verenigingen (= je hebt geen VZW) hebben niet meteen toegang tot Belcotax. Zij moeten een speciaal nummer aanvragen. Belangrijk is dat je hier niet te lang mee wacht en het nummer nu al aanvraagt. Volg de instructies op de site van de overheid (zonder ondernemingsnummer).

Stap 1: gegevens verzamelen

💡

Het is geen gigantisch probleem als je van sommige leden het rijksregisternummers niet juist hebt kunnen verzamelen, toch raden we zeer sterk aan om dit voor zoveel mogelijk leden correct in te vullen. Als het rijksregisternummer ontbreekt, zal de overheid proberen om de naam en adres van het lid en de ouders te gebruiken. Daar is het helaas veel het geval dat het niet lukt om die gegevens automatisch te linken met de gegevens van de overheid voor de belastingaangifte.

Voor je de attesten aanmaakt, geef je de ouders de mogelijkheid om hun rijksregisternummer en gegevens van de schuldenaar in te geven. Als ouders dit niet op tijd invullen is dit geen ramp, omdat we dan nog één van de ouders kunnen invullen op het document. Maar je geeft hen wel best de mogelijkheid om dit nog te wijzigen indien nodig.

Welke gegevens moet je nog verzamelen?

Voor en achternaam schuldenaar
Adres schuldenaar
Rijksregisternummer schuldenaar
Rijksregisternummer lid

Je kan deze zaken toevoegen via Instellingen > Vragenlijsten en gegevens van leden (volledige gids hier). Daarbij maak je een nieuwe vragenlijst aan, met bijvoorbeeld de naam 'Fiscale attesten' (we maken dit in de toekomst nog gemakkelijker via een template die je kan overnemen). Voor de velden met Rijksregisternummer kan Stamhoofd ook de nummers automatisch valideren (op structuur), daarvoor is het voldoende om in de naam van je vraag (in 'Naam (kort)') het woord 'Rijksregisternummer' op te nemen.

Wie is de schuldenaar?

De persoon die het lidgeld heeft betaald. Meestal is dit één van de ouders. Als de ouders wettelijk samenwonend of getrouwd zijn, maakt het niet uit welke van de ouders je invuld. In het andere geval vult men best de ouder in die het kind fiscaal ten laste heeft, anders krijgt men geen fiscaal voordeel.

Bij gescheiden ouders is het voorlopig het gemakkelijkste dat één ouder het als fiscaal voordeel opgeeft. Willen beide ouders toch een apart attest omdat ze samen het lidgeld betalen, dan is manueel werk noodzakelijk. Hiervoor dupliceer je een attest dat door Stamhoofd werd aangemaakt, pas je de gegevens van de schuldenaar op beide attesten aan (één voor elke ouder), en deel je de prijs door 2. Opgelet: dat heeft enkel zin als beide ouders nog steeds het kind fiscaal ten laste hebben.

Stap 2: document aanmaken

Eénmaal je alle gegevens hebt toegevoegd in Stamhoofd kan je het document aanmaken. Je hoeft dus niet te wachten tot alle ouders de gegevens hebben ingevuld.

Ga in het menu naar 'Documenten', en kies voor 'Nieuw document'.

Kies voor type 'Fiscaal attest kinderopvang'. En vul de gegevens van jouw vereniging aan. Vul ook in welke instantie jullie vereniging erkend heeft (bij vragen daarvoor zie het attest zelf).

Bij ondertekening vul je jouw naam in en jouw functie binnen de vereniging in.

Gegevens koppelen

Dan het koppelen. Op elk document worden de gegevens van het lid automatisch ingevuld. Maar Stamhoofd moet weten welke gegevens je daar wilt invullen. Daarbij kan je slim te werk gaan als gegevens ontbreken. Bv. dat we als de naam van de schuldenaar eerst 'Voornaam schuldenaar' proberen (= de vraag uit de vragenlijst die we in stap 1 hebben aangemaakt), maar als die nog niet ingevuld werd, dat we dan gewoon de naam van Ouder 1 nemen (= de ouder die eerst in Stamhoofd staat ingevuld). Op die manier kan je perfect een attest aanmaken als de ouders de gegevens niet allemaal hebben ingevuld.

Op de foto hieronder vind je een correcte instelling. Je neemt deze best over (maar past dan het eerste veld aan door eventueel een veld dat anders noemt dat je had aangemaakt in stap 1).

Voorbeeld van een juiste koppeling voor de schuldenaar.

Hetzelfde moet je doen voor het adres van het lid zelf. Bij de meeste leden zal het adres van het lid enkel ingevuld zijn bij de ouders, niet bij het lid zelf. Daarom dat je bij het koppelen van het adres van het lid de volgende volgorde moet aanhouden: "Adres lid", "Adres ouder1", "Adres ouder2". Als er dan manueel een adres werd toegevoegd bij een lid, nemen we dat adres. Anders nemen we het adres van ouder 1, of ouder 2 (als ouder 1 geen adres heeft ingevuld).

Voorbeeld van een juiste koppeling voor de gegevens van het lid.

Lidgeld

Er worden enkel attesten aangemaakt voor activiteiten die betalend zijn. Als je bepaalde leden korting geeft, en het totaalbedrag zou 0 euro bedragen, dan krijgen zij uiteraard geen attest.

Stamhoofd zal altijd een attest aanmaken ongeacht de betaalstatus (omdat die soms niet correct is). Wil je dit wijzigen, dan kan je de koppeling eventueel wijzigen naar 'Inschrijving > Betaald bedrag'.

Inschrijvingsgroepen

Per kamp, weekend, of andere activiteit die in aanmerking komt als 'opvang' moet je een inschrijvingsgroep toevoegen. Daarbij kies je de juiste inschrijvingsperiode en data. Let op dat enkel activiteiten uit het jaar voor de 'aanslag' in aanmerking komen. Voor het aanslagjaar 2024 komen dus enkel activiteiten uit 2023 in aanmerking.

Leeftijdsbeperking

Enkel leden jonger of gelijk aan 13 jaar komen in aanmerking (dus jonger dan 14 jaar). Kinderen met een zware handicap komen in aanmerking tot en met 20 jaar.

Stamhoofd houdt automatisch rekening met de leeftijd van het lid op het moment van de activiteit (voor leden die 14 jaar worden in de loop van het jaar komen dus enkel de activiteiten voor die verjaardag in aanmerking).

Handtekening

Je moet een foto van je handtekening toevoegen zodat die op alle attesten kan worden toegevoegd. Hiervoor kan je een online tool gebruiken, dat scheelt je wat scanwerk, bv. https://szimek.github.io/signature_pad/ (daarna exporteren naar png of svg).

Stap 3: nakijken

Na het aanmaken van een document, wordt die aangemaakt als 'Klad'. Het is dus nog voor niemand zichtbaar, en je kan het allemaal nog verwijderen als je iets fout had ingegeven.

Je kan doorklikken om elk individueel aangemaakt document te bekijken. Via rechtermuisknop of (...) kan je een document downloaden om het te bekijken.

Stamhoofd zal aangeven als er documenten onvolledig zijn (bv. er ontbreekt een naam, adres, geboortedatum, prijs).

Voorbeeld van een waarschuwing en onvolledig document.

Onvolledige documenten kunnen niet gedownload worden door leden. Maar ze zijn wel zichtbaar zodra je het document publiceert. Als leden dat document zullen proberen downloaden, zal gevraagd worden om hun gegevens eerst aan te vullen.

Stap 4: publiceren

Als alles in orde is, kan je publiceren. Nu geef je de leden best nog even de tijd om de gegevens na te kijken. Je stuurt dus best een e-mail naar alle leden met de melding dat het attest beschikbaar is in het ledenportaal. Als ze de gegevens willen wijzigen kan men nog de vragenlijst invullen of aanpassen. Het document zal dan automatisch aangepast worden (je kan dit later uitzetten). Communiceer best wel dat ze binnen x aantal dagen de gegevens moeten nagekeken hebben.

Hoe ontbrekende gegevens verzamelen?

Onvolledige documenten kunnen pas gedownload worden na het aanvullen van alle gegevens.

Sowieso is het handig om alle ouders te verwittigen als de fiscale attesten in het ledenportaal werden toegevoegd. Ze krijgen hiervan geen automatische e-mail.

Stap 5: indienen (probeer dit al op voorhand zonder in te dienen)

⚠️

Feitelijke verenigingen (= je hebt geen VZW) hebben niet meteen toegang tot Belcotax. Zij moeten een speciaal refertenummer aanvragen. Belangrijk is dat je hier niet te lang mee wacht en het nummer nu al aanvraagt. Volg de instructies op de site van de overheid (zonder ondernemingsnummer).

Voor 29 februari 2024 moet je alles indienen in Belcotax, maar doe dit liefst minstens een week op voorhand.

Kijk alles nog een laatste keer na. Hierna mag je geen wijzigingen meer maken.
Schakel 'Automatische gegevens aanpassen' uit.
Kies voor 'Exporteren naar XML'
Beantwoord de vragen. Als feitelijke vereniging vul je het refertenummer in dat je had aangevraagd bij Belcotax (zie boven).
Er wordt nu een XML document gedownload. Stamhoofd zal alle documenten een uniek oplopend nummer geven (je kan die zien door een document open te klikken of door het kolom nummer zichtbaar te maken). Dit is noodzakelijk voor Belcotax, maar staat niet op de documenten zelf. Als je later foutmeldingen krijgt, zal Belcotax altijd dit nummer vermelden, en op die manier kan je het oorspronkelijke document terugvinden.
Nu moet je het XML bestand omzetten in een BOW bestand via de validatiemodule van Belcotax. Die kan je hier downloaden. Hiervoor heb je Java nodig. Wij bieden geen ondersteuning bij het openen van dit programma*, voor vragen kan je opnieuw bij Belcotax zelf terecht en in hun handleiding. Bij het omzetten moet je erop letten dat het nog altijd mogelijk is dat je foutmeldingen krijgt. Bv. als één van de leden een ongeldig rijksregisternummer heeft opgegeven, of als de postcode ongeldig is... Zo is er ook een absurd maximum van 28 tekens op de lengte van de naam van jouw vereniging, om maar iets te noemen. In die gevallen kan je de documenten nog corrigeren en daarna opnieuw de XML exporteren.

De validatiemodule van Belcotax waarmee je jouw XML bestand kan omzetten naar een .bow bestand

7. Het uiteindelijke BOW bestand dat uit de validatiemodule kwam kan je in Belcotax zelf uploaden en insturen (zie documentatie).

Op deze prachtige website kan je jouw .bow bestand uploaden en doorsturen.

Het kan ook zijn dat je document opgeladen is, maar nog niet verwerkt. Dan kan je later nog altijd foutmeldingen doorgestuurd krijgen via email (op het emailadres dat je had ingegeven). Je krijgt altijd een bevestiging van goed ontvangst als het gelukt is (na 48 uur), dus als je niets krijgt, is er mogelijks iets mis. Contacteer in dat geval niet ons, maar Belcotax, wij kunnen hier niet bij helpen.

Je kan ook waarschuwingen krijgen. Bijvoorbeeld dat het rijksregisternummer bij een lid ontbreekt. Die kan je meestal negeren, maar kijk ze even na.

Krijg je een foutmelding waar je écht niet aan uit kan, en waarvan je eerst zelf hebt onderzocht dat het niet aan een fout document ligt? Dan kan je ons contacteren via hallo@stamhoofd.nl.