Sommige mutualiteiten of overheden vragen bepaalde attesten voor bijvoorbeeld de terugbetaling van een kamp of inschrijvingsgeld. Daarvoor kan je automatisch deelname, inschrijving en/of betalingsattesten aanmaken in Stamhoofd.

De meeste mutualiteiten zullen ook hun eigen template online beschikbaar maken, maar die hoef je niet te volgen. Het is namelijk onmogelijk om alle mogelijke templates zelf aan te bieden in het inschrijvingsportaal, en voor ouders/leden vaak ook veel gemakkelijker als ze gewoon met één document overal terecht kunnen.

Stap 1: document aanmaken

Ga in het menu naar 'Documenten', en kies voor 'Nieuw document'.

Kies voor type 'Deelname of inschrijvingsbewijs'. Hieronder kan je dan een echte titel kiezen voor jouw document, afhankelijk waarvoor het het wilt gebruiken. Bijvoorbeeld 'Deelnamebewijs kamp'.

Algemene gegevens

1. Vul de gegevens van je vereniging in.
2. Bij 'extra informatie' kan je nog manueel tekst op het document toevoegen. Je kan dit later nog aanpassen om de documenten te fine-tunen.
3. Vul jouw naam en upload een foto van je handtekening of stempel

Handtekening

Je moet een foto van je handtekening toevoegen zodat die op alle attesten kan worden toegevoegd. Hiervoor kan je een online tool gebruiken, dat scheelt je wat scanwerk, bv. https://szimek.github.io/signature_pad/ (daarna exporteren naar png of svg).

Gegevens koppelen

Dan het koppelen. Op elk document worden de gegevens van het lid automatisch ingevuld. Maar Stamhoofd moet weten welke gegevens je daar wilt invullen. Daarbij kan je slim te werk gaan als gegevens ontbreken. Bv. dat we als het adres van het lid eerst 'Adres lid' proberen, maar als die nog niet ingevuld werd, dat we dan gewoon het adres van Ouder 1 nemen (= de ouder die eerst in Stamhoofd staat ingevuld). Op die manier kan je perfect een attest aanmaken als de ouders de gegevens niet allemaal hebben ingevuld.

In de meeste gevallen zal Stamhoofd altijd automatisch de gegevens kunnen koppelen en hoef je hier niets meer te wijzigen. Kijk het wel zeker eens na.

Inschrijvingsgroepen toevoegen

Voeg alle inschrijvingsgroepen toe waarvoor je het document wilt aanmaken. Kies daarbij of je de datum en/of naam wilt vermelden op het document.

Leeftijdsbeperking

Je kan ervoor kiezen om een document enkel aan te maken voor leden die jonger zijn dan een ingestelde leeftijd. Anders kan je dit gewoon leeg laten.

Stap 2: nakijken

Na het aanmaken van een document, wordt die aangemaakt als 'Klad'. Het is dus nog voor niemand zichtbaar, en je kan het allemaal nog verwijderen als je iets fout had ingegeven.

Je kan doorklikken om elk individueel aangemaakt document te bekijken. Via rechtermuisknop of (...) kan je een document downloaden om het te bekijken.

Stamhoofd zal aangeven als er documenten onvolledig zijn (bv. er ontbreekt een naam, adres, geboortedatum).

Onvolledige documenten kunnen niet gedownload worden door leden. Maar ze zijn wel zichtbaar zodra je het document publiceert. Als leden dat document zullen proberen downloaden, zal gevraagd worden om hun gegevens eerst aan te vullen. Ideaal dus!

Stap 3: publiceren

Als alles in orde is, kan je publiceren. Het document zal dan automatisch zichtbaar worden in het ledenportaal. Na het publiceren kan je ervoor kiezen of je de documenten ook nog automatisch wilt bijwerken als de gegevens nog zouden veranderen (bv. een lid wijzigt het adres). Vink dit indien nodig uit.